4 conseils pour être mieux organisé au travail
L’organisation au travail impacte grandement sur le développement et la pérennité de l’entreprise. De même au niveau personnel, l’organisation recouvre de nombreux enjeux puisqu’elle influe directement sur votre productivité et votre bien-être. Voici nos quatre conseils pour vous aider structurer votre temps de façon optimale et à mieux gérer les priorités.
1. Avoir un espace de travail propre
Cela peut paraître évident, mais pour être organisé il faut savoir où se trouvent les choses. Dès le matin, commencez par trier vos mails en les catégorisant dans des dossiers dédiés. Cela vous permettra d’être efficace et d’aller chercher les informations rapidement. En ce qui concerne votre bureau, assurez-vous d’avoir les documents importants à portée de main et de la même manière, rangez ceux dont vous n’avez plus besoin dans des bannettes ou des pochettes de couleur. Bien sûr, vous pouvez appliquer ce conseil à votre bureau « virtuel », celui de l’ordinateur.
2. Faire une to-do list
Il est important de savoir ce que vous devez faire. Pour cela, vous pouvez créer une liste des tâches du jour ou de la semaine. Une to-do list efficace contient des tâches listées sous la forme de phrases courtes et percutantes, ce qui assure une compréhension rapide.
Cette liste des tâches à faire est importante pour mieux vous rendre compte de ce que vous accomplissez, le fait de barrer est un geste symbolique, signe de réussite. Attention, n’oubliez pas de reporter dans la liste suivante ce que vous n’avez pas eu le temps de faire !
Pour vous aider, des outils en ligne existent pour gérer vos tâches seuls ou en équipe :
- Trello permet d’organiser ses tâches sous forme de tableau, idéal pour la collaboration avec ses nombreux power-up
- Google Task permet de créer des listes de tâches reliées à l’environnement de Google
3. Définir les priorités et être réaliste
Ce conseil rejoint le précédent, une to-do list doit être numérotée en fonction des priorités données aux tâches. Peu importe le nombre de tâches que vous avez listées, nous vous conseillons de numéroter les cinq plus urgentes. Pourquoi ? Cela permet d’avoir des objectifs précis pour la journée, et de rester réaliste car il est évident que vous n’aurez pas le temps de terminer tous vos dossiers dans la journée. Il est important d’être productif mais il ne faut pas pour autant se surcharger de travail.
Autre alternative, vous pouvez également appliquer la célèbre matrice d’Eisenhower qui consiste à organiser ses tâches selon quatre niveaux :
- Urgentes et importantes : à réaliser en priorité et sans délégation possible
- Peu urgentes et importantes : à planifier
- Urgentes et peu importantes : à déléguer
- Peu urgentes et peu importantes : à mettre de côté
Savoir faire la différence entre urgence et importance est nécessaire pour rester rationnel et garder de vue ce qui est essentiel.
Pensez également à fractionner et respecter votre temps de travail sur chaque dossier : vous serez beaucoup plus productif et aurez la satisfaction d’avoir avancé.
4. Communiquer
La communication est essentielle dans l’organisation au travail, et ce pour plusieurs raisons. Vos collègues ont peut-être des bonnes pratiques que vous pouvez appliquer. Pensez également à vous renseigner sur les process et les documents internes mis à votre disposition : ils sont généralement conçus pour économiser votre temps et votre énergie. Ne craignez pas d’échanger avec votre supérieur sur la hiérarchisation des priorités. Le manager d’équipe saura vous orienter et vous apporter une certaine hauteur de vue.
Vous l’avez compris, l’organisation au travail nécessite quelques bonnes pratiques pour être efficiente. En suivant nos conseils, vous devriez être en mesure de travailler efficacement sans perdre de vue vos objectifs.
Si vous êtes animé par des projets de structuration ou d’organisation au sein de votre entreprise, nos consultants en conseil RH peuvent vous accompagner et sont à votre disposition pour échanger sur vos besoins.
