4 conseils pour être mieux organisé au travail

Travailler au bureau. Lunettes et ordinateur portable.

Avoir un espace de travail propre

Cela peut paraître évident, mais pour être organisé il faut savoir où se trouvent les choses. Dès le matin, commencez par trier vos mails en les catégorisant dans des dossiers dédiés. Cela vous permettra d’être efficace et d’aller chercher les informations rapidement. En ce qui concerne votre bureau, assurez-vous d’avoir les documents importants à portée de main et de la même manière, rangez ceux dont vous n’avez plus besoin dans des bannettes ou des pochettes de couleur. Bien sûr, vous pouvez appliquer ce conseil à votre bureau « virtuel », celui de l’ordinateur.

Faire une to-do list

Il est important de savoir ce que vous devez faire. Pour cela, vous pouvez créer une liste des tâches du jour ou de la semaine. Une to-do list efficace contient des tâches listées sous la forme de phrases courtes et percutantes, ce qui assure une compréhension rapide.

Cette liste est importante pour mieux vous rendre compte de ce que vous accomplissez, le fait de barrer est un geste symbolique, signe de réussite. Attention, n’oubliez pas de reporter dans la liste suivante ce que vous n’avez pas eu le temps de faire !

Pour vous aider, des outils en ligne existent : par exemple Todoist qui permet de programmer des tâches pour la journée ou la semaine. Très ergonomique, la version gratuite offre beaucoup de possibilités (catégorisation des tâches, codes couleurs, priorisation des tâches etc.).

Définir les priorités et être réaliste

Ce conseil rejoint le précédent, une to-do list doit être numérotée en fonction des priorités données aux tâches. Peu importe le nombre de tâches que vous avez listées, nous vous conseillons de numéroter les cinq plus urgentes. Pourquoi ? Cela permet d’avoir des objectifs précis pour la journée, et de rester réaliste car il est évident que vous n’aurez pas le temps de terminer tous vos dossiers dans la journée. Pensez également à fractionner et respecter votre temps de travail sur chaque dossier : vous serez beaucoup plus productif et aurez la satisfaction d’avoir avancé.

 

Communiquer

La communication est essentielle dans l’organisation, et ce pour plusieurs raisons. Vos collègues ont peut-être des bonnes pratiques que vous pouvez appliquer. Pensez également à vous renseigner sur les process et les documents internes mis à votre disposition : ils sont généralement conçus pour économiser votre temps et votre énergie. Ne craignez pas d’échanger avec votre supérieur sur la hiérarchisation des priorités. S’il est un bon manager, il saura vous orienter et vous apporter une certaine hauteur de vue.

Publié par Marian Rattoray

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